WhatsApp randevu botu randevuyu kendisi mi verir?
İki yol var ve hangisinin seçileceği takviminize bağlıdır. Randevu programınızın bağlantı arayüzü (API) açıksa asistan boş saatleri okuyup randevuyu doğrudan yazabilir. Bağlantı yoksa asistan ön kaydı alır, ekibiniz takvime işleyip kesinleştirir.
Ön kayıt yolu daha basittir ve çoğu işletmede ilk adım olarak daha doğrudur. Asistan ad, istenen hizmet, tercih edilen gün ve saat bilgisini alır, talebi ekibe iletir. Ekip sabah işe başladığında gece gelen talepler sıralanmış hâlde bekler.
Doğrudan yazma yolu daha hızlıdır ama takvimin her zaman güncel olmasını gerektirir. Takvimde işlenmemiş bir randevu varsa asistan dolu saati boş sanabilir. Bu yüzden doğrudan yazmaya, takvimin tek kaynak olarak kullanıldığından emin olduktan sonra geçilmelidir.
Pratikte ilk birkaç hafta ön kayıtla başlayıp konuşmaları izlemek iyi bir yoldur. Bu sürede hangi hizmetlerin ne kadar sürdüğü, hangi saatlerin en çok istendiği ve müşterilerin hangi bilgiyi eksik verdiği görülür. Doğrudan takvime yazmaya geçerken bu bilgiler asistanın kurallarına eklenir.
Kaynak: Vera Bilişim randevu asistanı kurulum seçenekleri, 2026.
Klinikler sağlık verisi konusunda neye dikkat etmeli?
Sağlık verisi, 6698 sayılı Kanun'a göre özel nitelikli kişisel veridir ve daha sıkı kurallara bağlıdır. Randevu asistanının bu yüzden ihtiyaç duyduğundan fazlasını sormaması gerekir: randevu için ad, iletişim ve istenen hizmet çoğu zaman yeterlidir. Şikayetin ayrıntısı, tahlil sonucu ya da fotoğraf asistanın değil hekimin konusudur.
Hasta kendiliğinden tahlil ya da fotoğraf gönderirse asistan bunu yorumlamaz, ekibe iletir. Tıbbi bir soru gelirse genel süreç bilgisini paylaşır, kişiye özel değerlendirmeyi hekime bırakır.
Aydınlatma metni ve gerekiyorsa açık rıza metni avukatınız tarafından hazırlanmalıdır. Biz akışı ve teknik bilgiyi veririz: hangi veri soruluyor, nerede saklanıyor, hangi hizmete gidiyor. Sağlık alanında tanıtım kuralları da ayrıca geçerlidir; bilgi tabanına sonuç vaadi içeren ifade alınmaz.
Konuşmaların ekipte kimler tarafından görülebileceği de belirlenmelidir. Randevu talebini resepsiyon görür; hastanın sağlık bilgisini içeren konuşmalara yalnız yetkili kişilerin erişmesi gerekir. Erişimin kimlerde olacağı kurulumda yazılı olarak belirlenir.
Kaynak: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, md. 6 (özel nitelikli kişisel veriler).
Randevu konuşması nasıl bir akışla ilerler?
Dört adımda. Önce istenen hizmet anlaşılır; müşteri "randevu" dediğinde hangi hizmet için olduğunu sormak gerekir, çünkü süre ve uygun gün hizmete göre değişir. Sonra gün ve saat tercihi alınır. Üçüncü adımda ad ve iletişim bilgisi istenir. Son adımda asistan talebi özetler ve ne olacağını söyler: "Ön kaydınızı aldım, ekibimiz sabah onaylayacak."
Bu akışta en sık karşılaşılan durum fiyat sorusudur. Fiyatın asistan tarafından söylenip söylenmeyeceğine işletme karar verir; söylenmeyecekse asistan randevu talebini alır ve fiyat bilgisinin ekipten geleceğini belirtir.
Yabancı hastalarla çalışan klinikler için asistanın müşteri hangi dilde yazarsa o dilde cevap vermesi önemlidir. Bilgi tabanı Türkçe hazırlanır; asistan cevabı yazışma diline çevirir. Önemli metinlerin çevirisini yayından önce kontrol etmek gerekir. Asistan randevuyu onaylarken saat dilimini de belirtmelidir; yurt dışından yazan hasta saati kendi saatine göre anlayabilir. Sektöre göre kurgu: klinik ve sağlık turizmi, güzellik merkezi.
Kaynak: Vera Bilişim randevu asistanı konuşma akışı, 2026.
Randevu hatırlatması WhatsApp'tan gönderilebilir mi?
Evet, ama kurallarıyla. Müşteri size yazdıktan sonraki 24 saat içinde serbestçe mesaj atabilirsiniz. Randevudan bir gün önce gönderilecek hatırlatma çoğu zaman bu pencerenin dışında kalır; pencere dışındaki mesaj için Meta'nın onayladığı bir şablon gerekir.
Hatırlatma şablonu Meta tarafından "utility" (bilgilendirme) türü olarak değerlendirilir ve pazarlama mesajlarından farklı kurallara tabidir. Şablonun içinde kampanya ya da tanıtım olmamalıdır; yalnızca randevu bilgisi yer almalıdır.
Hatırlatma mesajına bir cevap seçeneği eklemek işe yarar: "Geleceğim" ve "Değiştirmek istiyorum". Müşteri cevap verdiğinde 24 saatlik pencere yeniden açılır ve asistan değişiklik konuşmasını şablonsuz yürütebilir. Böylece iptaller ve değişiklikler randevu saatinden önce ekibe ulaşır.
Müşterinin hatırlatma almayı kabul etmiş olması da gerekir. Randevu konuşmasının sonunda asistanın "randevudan bir gün önce hatırlatma göndermemizi ister misiniz?" diye sorması bu onayı almanın sade bir yoludur. Mesaj ücretleri için: WhatsApp Business API fiyatları.
Kaynak: Meta, WhatsApp Business Platform belgeleri: müşteri hizmetleri penceresi ve mesaj şablonu kategorileri.